10 електронних листів із готовими відповідями, які заощадять години на тиждень - RescueTime
Електронні листи мають тенденцію зайняти наші робочі дні. Але є одна хитрість, яка допоможе вам швидко та ефективно їх пройти: готові відповіді. Використання шаблонів для загальних запитів не тільки економить ваш час, але допомагає приймати кращі та швидші рішення, усуваючи тертя написання кожної відповіді з нуля.
Трохи попередньо вклавши час, ви можете створити бібліотеку готових відповідей для більшості ситуацій. Для початку, ось кілька найкорисніших з них, які ми використовуємо для економії годин електронної пошти щотижня.
Як використовувати готові відповіді в Gmail
Ви можете налаштувати готові відповіді майже в кожному сучасному поштовому клієнті. Але якщо ви користувач Gmail, це особливо легко.
По-перше, активуйте готові відповіді під Налаштування> Додатково> Готові відповіді.
Щойно це налаштування Gmail буде ввімкнено, ви зможете зберігати написані вами електронні листи як готові відповіді. Введіть відповідь або створіть новий електронний лист, а потім використовуйте Більше і виберіть Консервовані відповіді і Нова консервована відповідь... щоб назвати вашу відповідь.
Наступного разу, коли ви будете відповідати на повідомлення, ваші готові відповіді з’являться в меню і їх можна додати до повідомлення одним клацанням миші.
1. Швидкий запит на 30-хвилинну зустріч із календарем
Коли використовувати: Мало що займає більше часу, ніж планування зустрічі. Замість того, щоб витрачати 4-5 електронних листів, намагаючись знайти час, який вам підходить, надішліть просту підготовлену відповідь із посиланням на ваш календар.
Calendly - чудовий варіант, але є й інші сервіси, які займаються подібними справами, наприклад Doodle чи функція Google Slots - зустрічі.
Привіт,
Ось посилання на мій календар. Не соромтеся вибирати час, який вам підходить. Вибравши час, обов’язково введіть контактні дані, де ви хочете, щоб я зв’язався з вами.[Календарне посилання]Спасибі![Твоє ім'я]
2. Відхиліть поганий електронний лист про продаж чи партнерство
Коли використовувати: Не кожному легко зменшувати можливості, які траплялися на шляху. Це лише людська природа. Ми не хочемо сприймати як негативні чи агресивні. Однак занадто просто витрачати години на спроби вдосконалити свою відповідь "Це не ти, це я".
Проста консервована реакція позбавляє цього тертя і дозволяє швидко впоратися з цими ситуаціями та продовжити свій день.
Як генеральний директор RescueTime, Роббі Макдонелл пояснює:
"Цей майже здається німим, бо він такий короткий. Це насправді не економить набору тексту. Але сказати людям «ні» мені справді важко, і якщо я не буду обережний, то можу витратити більше часу, ніж я мав би намагатися знайти найкращий спосіб сказати ноту «дякую, але не дякую» ».
Це не те, що ми зацікавлені в обговоренні. Вибачте!Гарного дня.[Твоє ім'я]
3. Переадресуйте запит на зустріч на електронну пошту
Коли використовувати: Ваш час - це ваш найцінніший ресурс. І потрібно вміти захистити його від поганих можливостей. Хоча легко відмовитись діловим можливостям, які погано підходять, трохи складніше відмовити когось, хто справді просить про вашу допомогу.
У цих ситуаціях ви можете використовувати цю консервовану відповідь, щоб злегка відмахнутись від запиту, залишаючи його відкритим, якщо вони хочуть продовжувати розмову по електронній пошті.
Привіт,
Я хотів би почути більше, але на даний момент мій графік справді наповнений. Як щодо того, щоб ми зараз продовжили розмову електронною поштою? Тоді, якщо є сенс це зробити, ми можемо запланувати дзвінок на пізніший термін.Спасибі![Твоє ім'я]
4. Поводження з засмученим клієнтом
Коли використовувати: Ніхто не любить отримувати погані новини. І це може часто відчувати паралізацію, намагаючись сформулювати відповідь на негативний електронний лист. Ось тут дуже зручно отримати прості консервовані відповіді "отримане повідомлення, і ми вже готові". Це особливо ефективно, коли це надходить від когось, хто займає вищу посаду, наприклад, менеджера, віце-президента або навіть генерального директора.
Привіт,
Не впевнений, що тут пішло не так, але я пересилаю це нашій службі підтримки для розслідування.
Ми розглянемо його суть і якнайшвидше розберемося.
5. Позбавтесь від пріоритетної роботи
Коли використовувати: Іноді у вас просто занадто багато роботи над тарілкою. Але так само, як відмова від ділової можливості чи зустрічі, легко витратити занадто багато часу на негативну реакцію.