Інформаційний харчовий ланцюг, або смерть, повідомляючи APM
Для чого потрібна звітність про проекти?
Більшість з нас це робить, хтось із задоволенням, хтось сприймає це як відволікання, добре зроблено, це може справді допомогти, але це також може заплутати та замаскувати реальні проблеми. Справді намагається зробити лише одне - зробити заяву про справжній стан проекту, підкріплену деякими фактами.
Проекти складаються з людей, які постачають товари - команда управління проектами (менеджери проектів, інженери, підрядники) та люди, які отримують вигоду, коли вона завершена - команда спонсорів (зацікавлені сторони, вищий менеджмент, клієнти). Останнім явно потрібна впевненість, що вони збираються отримати таку вигоду, а звітність - це засіб, за допомогою якого перша група надає це запевнення другій; це, як правило, одностороння - трансляція - але чи довіряють їй, як Світовій службі Бі-Бі-Сі, чи недовіряють, як «фальшиві новини» Трампа? Чи знаєте ви, хто насправді читає ваші звіти? Якщо ні, з’ясуйте.
Занадто багато або замало?
Спритні ОУП дозволяють різний рівень звітності, пропорційний складності або тривалості проекту. Жорсткі PMO накладають фіксовані формати, шаблони та програмне забезпечення, якого команди повинні дотримуватися, незалежно від цього. Іноді це призводить до великої схеми створення нових робочих місць в неофіційних звітах, що робляться "на стороні", які часто розповідають реальну історію!
Загальною тактикою незрілих команд управління проектами є килимове бомбардування зацікавлених сторін з величезною кількістю деталей, хоча це часто призводить до благань щодо резюме та окремих абзаців, які можуть бути включені до звітів правління. Цей підхід може створити більше котеджних виробництв, присвячених написанню надто довгих звітів, які частіше стосуються виправдання, ніж демонстрації контролю.
Звичайно, механізми звітності можуть бути викладені за договором заздалегідь як частина повноважень проекту. Це може бути оскаржено, якщо ви зможете показати, що непропорційний ресурс буде пов’язаний письмово; доросла і аргументована дискусія може з самого початку змінити функцію звітування про проекти.
Інша школа думок полягає в тому, що звітність повинна надавати рівно стільки інформації, що дозволяє приймати ключові проектні рішення (і не більше). Теорія рішень називає це "задовільним" - терміном портманто, що поєднує "достатньо для" та "задовольняє умови". Це працює, коли команда управління проектами довіряє спонсорській команді лише повідомляти те, що потрібно для прийняття рішень.
Незалежно від обраного режиму, бажано, щоб команда керівників проектів заздалегідь узгодила зі спонсорською командою, що буде повідомлятися, якою глибиною та як часто. Скільки людей прочитає його, і хто вони? Що вони очікують зробити в результаті читання? Запитайте! Ще кращою ідеєю є гнучкість, щоб за звичайних/цільових обставин звітування могло «задовільнити»; але там, де ризики або проблеми загрожують доставці, можна надати більше деталей або глибини.