Як написати електронний лист, який отримає відповідь Мистецтво мужності

Як написати електронний лист?

Що далі? Пост про те, як зав’язати взуття?

Я знаю, я знаю. Електронна пошта є такою всюдисущою частиною нашого життя, що можна подумати, що люди, природно, можуть її погладити.

Але отримавши тисячі електронних листів за останні чотири роки, я можу з упевненістю сказати, що частота не обов’язково породжує знання. Що означає: багато людей там досить незрозуміло, як скласти хороший електронний лист. Навіть тих, кого найняли професійними представниками PR!

Якою б базовою не була життєва навичка, це все-таки вам доведеться навчитися. І на жаль, здається, ніхто не навчає молодих людей компонентам ефективної електронної пошти, незважаючи на те, що вона становить основу сучасного спілкування. Знання того, як написати хороший електронний лист - такий, який насправді отримає відповідь - має вирішальне значення для вашого успіху: це може різнитись між тим, чи влаштовуєтесь ви на роботу, чи шукаєте наставника, чи фінансуєте ідею, чи отримуєте потенційне життя -зміна поради.

Розумієте, кожна електронна пошта - це по суті презентація, навіть якщо ви буквально не продаєте бізнес-ідею. Ваша пропозиція - це ідея, на яку вам варто відповісти, - і це може бути важким продажем. Людина, якій ви пишете, може отримувати десятки, навіть сотні електронних листів щодня, і вона не може надавати кожному електронному листу однаковий час та увагу. Точно так само, як і при особистих презентаціях, ці люди розробляють способи розміщення своїх електронних листів у два треки - ті, які отримують відповідь, і ті, кого штовхають у папку для сміття. Що визначає трек, до якого ви перебуваєте, ви піднімаєте один із червоних прапорів одержувача чи ні; електронний лист може стати вашим першим враженням про когось, і оскільки одержувач не має багато чого продовжувати, він чи вона будуть шукати невеликі, тонкі підказки щодо того, чи слід натискати відповідь чи видалення. Ці червоні прапори можуть бути справді дрібними речами, які можуть здатися вам зовсім не справедливими, - але вони, мабуть, виявили, що 8 із 10 людей, які демонструють ці характеристики, не варті того, щоб на них реагувати, оскільки це в кінцевому підсумку марнотратство свого часу.

Блог Think Simple Now продемонстрував, як відправник електронної пошти та одержувач електронного листа мають дуже різні точки зору:

Спостереження за приймачем

Отримує багато електронної пошти.
Можуть регулярно отримувати компліменти, якщо вони публічна особа.
Регулярно отримує стандартний набір питань та прихильностей.
Не має багато вільного часу.
Не проти допомогти вам, якщо це швидко.

Спостереження за Відправником

Проводить довгий час, створюючи "ідеальний" (дуже довгий) електронний лист.
Вважає, що їх запит оригінальний, унікальний та особливий.
Вірить, що вони першими просять такої ласки.
Не уявляєте, чому хтось відверне їх.
Бажання розповісти всю історію, пояснену з усіх боків, щоб слухач міг зрозуміти свою точку зору.

Ключовим фактором отримання відповіді на електронний лист є поставити себе на місце одержувача та адаптувати його відповідно. Як ти це робиш? Далі нижче ми окреслимо деякі речі, які ми шукаємо, визначаючи, чи гідна відповіді електронна пошта чи ні. Зараз мова може здатися трохи суворою. Але це не особисті звички домашніх тварин - це ті самі речі, які власники бізнесу, агенти та редактори газет говорили мені, що вони використовують для оцінки своїх електронних листів; це те, що люди вже говорять за вашою спиною, і немає сенсу утримувати це від людей заради того, щоб бути «приємними».

Примітка. Ці вказівки стосуються лише електронних листів, які ви пишете, коли сподіваєтесь на щось від одержувача, навіть якщо це лише відповідь. Якщо ви просто робите швидку замітку, щоб передати якусь інформацію, поділитися вдячністю або листуватися з кимось, з ким ви дуже знайомі, правила насправді не мають великого значення.

Поважайте час одержувача та переконайтесь, що електронний лист навіть необхідний. Кожен час дорогоцінний. Коли ви надсилаєте електронний лист, ви говорите: "Те, що я повинен сказати, коштує п’яти хвилин вашого часу, часу, який ви могли б витратити на свій бізнес чи з родиною".

Тож не витрачайте час одержувача на запитання, яке ви зможете зрозуміти самі. Виконайте певну самостійність! Я вражений кількістю запитань, які я отримую, на які можна легко відповісти 10-секундним пошуком у Google (справді, спокусливо відповісти "Дозвольте мені Google це для вас ..."). Вичерпавши Google, виконайте пошук на веб-сайті цієї людини. Перегляньте їхні попередні статті, їх поширені запитання та їх сторінку про програму.

На AoM ми приймаємо подання гостьових повідомлень, і прямо над нашим контактним вікном ми маємо посилання на сторінку “Написати для AoM”, де описуються всі наші правила розміщення гостей, одне з яких:

“Надішліть гостьовий пост, використовуючи форму нижче. Не пишіть нам електронною поштою з проханням написати, чи можете ви написати нам. Він буде просто видалений. Якщо ви хочете написати гостьовий допис, напишіть його та надішліть за допомогою форми на цій сторінці ".

І все ж день за днем ми все ще отримуємо електронні листи від хлопців, які кажуть: „Привіт! Мені було цікаво, чи можу я написати для вас гостьовий пост ". Раніше я все ще відповідав на ці електронні листи, але виявив, що 9 із 10 людей, яким не можна було турбуватися читати інструкції, також не можуть написати хороший гостьовий пост.

Почніть із привітання. Починаючи з першого речення вашого електронного листа, ви звучите різко. Натомість починайте з "Шановний ____" (для більш офіційного електронного листа) або "Привіт _____" для більш випадкового. Але не "Гей ____", якщо ви вже не встановили зв’язок та історію з одержувачем.