Як організувати успішні заходи - 10 найкращих порад для ідеальних заходів I Am Enterprises
Зазвичай кажуть, що менеджери подій схожі на лебедів - вони ковзають навколо, виглядаючи спокійно та зібрано, одночасно веслуючи під поверхнею, щоб переконатись, що кожен аспект є наближеним до ідеального. Проведення благодійної акції, будь то збір коштів, спільнота, конференція чи виставка, нічим не відрізняється від ведення малого бізнесу в мікросвіті. Це вимагає генерації ідей на високому рівні, планування та детального управління різноманітними аспектами, використання навичок від продажів та маркетингу до управління проектами та фінансами, а також забезпечення матеріально-технічного забезпечення та охорони праці.
Тож які головні поради щодо проведення успішної події?
(1) Поставте цілі - очевидна вихідна точка, можливо, але як організатори заходів, ми мусимо запитати себе, чому ми організовуємо конкретний захід? Дійсні причини можуть включати отримання доходу або прибутку, запуск нової кампанії, продукту чи послуги, просування бренду або надання інформації. Критичний аналіз повинен запитати, що саме може запропонувати подія в прямому ефірі, а що інші маркетингові та інформаційні канали ні? Як і для всіх цілей, переконайтеся, що вони розумні.
(2) Формат та дизайн вмісту - як тільки ви закінчите техніко-економічне обґрунтування та визначите, що подія в прямому ефірі є найкращим використанням вашого бюджету для досягнення ваших цілей, організатору потрібно розглянути найбільш підходящий формат. Наприклад, це намір створити інтимні, нішеві події чи масштабні публічні заходи? Яким ви хочете мати вигляд та відчуття вашої події? Чи є тема? Якщо так, то як ви збираєтесь забезпечити, щоб місце проведення, спікери та ідеї відображали тему. Створення різноманітної команди проектів з правильним поєднанням навичок забезпечить охоплення елементів від генерації ідей та креативності до практичного логістичного мислення, маркетингу та управління фінансами.
(3) Планування подій - загалом процес подій поділяється на три категорії - логістика, маркетинг та зміст. Для кожної події потрібен детальний проект та фінансовий план, що розбиває всі ці заходи на терміни, ресурси та обов'язки, необхідні для проведення заходу. Фінансові питання, які слід розглянути, можуть включати, скільки учасників потрібно для беззбитковості та як це впливає на рух грошових коштів. План на випадок надзвичайних ситуацій та управління ризиками для всі Події повинні бути реалізовані, і чим вищий профіль і більший масштаб, тим більше планування на випадок надзвичайних ситуацій. Більші місця та місцеві органи влади зазвичай можуть надати певні вказівки, однак, якщо ваш захід залучає велику кількість учасників, спеціальний консультант з питань охорони праці може бути добре витрачений. Тут важливий час. Ніколи не недооцінюйте, скільки часу потрібно, щоб виконати певні елементи проекту та допустити пробуксування в плані.
(4) Місце проведення - це, мабуть, буде однією з найбільших витрат вашого загального бюджету, і є багато питань, які слід врахувати при виборі місця проведення. Чи потрібне спеціально побудоване місце, чи може бути розглянуто нейтральний простір, такий як склад або відкритий маркет, який можна використовувати як чисте полотно та одягати? Або, можливо, буде доречним незвичайне місце на відкритому повітрі? Деякі з ключових питань, про які слід подумати, включають вартість та надання послуг; які приховані витрати, такі як, керування, маршали, надання першої медичної допомоги, меблі, електропостачання і найголовніше - харчування? Існує безліч агентств з пошуку місць, які можуть допомогти вам знайти ідеальне місце та домовитись про найкращі ціни.