Як зробити більше, спілкуючись менше - низька дієта спілкування - абсолютний вплив
Дослідження показують, що середній офісний працівник проводить на зборах близько 23 годин на тиждень і отримує 121 електронний лист на день.
Це багато часу, витраченого на те, щоб просто повідомити, що робити, коли робити і як це робити. Фактично не роблячи цього.
Можна стверджувати, що деякі з цих офісних працівників насправді ніколи не роблять нічого робити, оскільки вони застрягли в нескінченних електронних листах - нарада - електронні листи - цикл зборів.
Тепер я знаю, що це не ти. Я знаю, що ви насправді щось робите. Багато.
Але що, якби ви могли зробити ще більше, відкоригувавши те, що, як, чому та коли спілкуєтесь?
Дозвольте познайомити вас з дієтою з обмеженими комунікаціями. Концепція, яка, як видно з назви, тісно пов’язана з низькоінформаційною дієтою.
Дієта з низьким рівнем комунікації - це мінімізація витрат часу на нерелевантне, неважливе і невпевнене спілкування.
Як результат, ви можете зробити більше, перерозподіливши час, витрачений раніше на непотрібне спілкування, на роботу, яка насправді має значення.
Отже, якщо ви все ще зі мною, дозвольте мені показати вам, як ви можете використати простий 5-етапний процес, щоб впорядкувати весь офісний зв’язок і повернути втрачені години за день:
5-етапний процес оптимізації спілкування:
Аналіз> Усунення> Оптимізація> Автоматизація> Аутсорсинг
Крок 1: Проаналізуйте ваші комунікаційні процеси
Самосвідомість - це ключ до трансформації. Ось чому першим кроком до повернення часу є розуміння того, як ви його витрачаєте! Скористайтеся цими запитаннями, щоб створити всебічний аналіз того, як, чому і як довго ви зайняті офісним спілкуванням:
- Які канали ви використовуєте для спілкування на роботі (електронні листи, зустрічі, дзвінки, Slack, WhatsApp…)?
- Скільки часу ви витрачаєте на кожен канал (наприклад, відповіді на електронні листи, час, проведений на зустрічах ...)?
- Яка мета кожного (інформування інших людей, прийняття рішень, отримання інформації, обговорення тощо)?
Крок 2: Усуньте нерелевантне, неважливе та несумлінне спілкування
Ліквідація - найчистіша та найефективніша форма впорядкування: Нічого не слід оптимізувати, якщо це можна усунути в першу чергу! Тепер значення неактуального, неважливого і невпевненого спілкування для кожного буде різним, але ось кілька прикладів:
- Неприйнятні зустрічі: наради, що носять лише інформаційний характер (наприклад, оновлення) і на яких не приймається рішення. Ці зустрічі все ще можуть бути важливими з інших причин (наприклад, командного духу), але їх необхідність слід оцінити.
- Нерелевантні електронні листи: Електронні листи, які надсилаються людям, для яких вміст електронної пошти абсолютно неактуальний (оскільки для них немає жодних дій, і їм не потрібно бути в курсі цієї конкретної проблеми).
- Неважливі дзвінки: Дзвінки від колеги щодо проблеми, яка може зачекати до наступної зустрічі проекту, оскільки наразі вона не є терміновою або блокує чиюсь роботу.
Крок 3: Оптимізуйте управління електронною поштою, дзвінками та нарад
Після того, як ви усунули непотрібні процеси спілкування, настав час знайти найбільш ефективний спосіб керувати рештою зустрічей, дзвінків та електронних листів. Один із способів це зробити - це кристально чисте спілкування, чітке викладення мети, контексту та моментів дій (це працює для нарад та електронних листів).
Крок 4: Автоматизуйте комунікаційні процеси там, де це має сенс
Зазвичай це найцікавіша частина! Автоматизація - це використання технології для виконання ручних та трудомістких процесів. Ви можете автоматизувати саму діяльність, рішення про якусь діяльність або тригер для якоїсь діяльності. Одним із способів автоматизації спілкування є використання інструментів планування, таких як Calendly та Doodleinstead, надсилання електронних листів туди-сюди для пошуку дати зустрічі.