Податкові питання виникають, коли роботодавці оплачують службові відрядження
Роботодавці повинні визначити належний режим оподаткування працівників
СТАТТЯ ІНСАЙТ | 21 січня 2019 р
Більшість роботодавців оплачують або відшкодовують витрати своїх працівників під час поїздок у справах. Як правило, витрати на транспорт, харчування, проживання та непередбачені витрати можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем без оподаткування, якщо працівник перебуває у короткостроковій поїздці. Однак податкові правила ускладнюються, коли подорож триває довше. Іноді витрати на відрядження, сплачені або відшкодовані роботодавцем, повинні трактуватися як оподатковувана компенсація працівникові за умови подання звітності за формою W-2 та податку на заробітну плату.
Мета цієї статті полягає у розгляді деяких найпоширеніших організацій подорожей, які можуть призвести до оподаткування доходів працівників для цілей федерального оподаткування. Незважаючи на те, що ділові поїздки також можуть порушити питання державного податку, ці питання виходять за рамки цієї статті. Ця стаття має бути лише загальним оглядом, оскільки податкові наслідки для працівника для даного договору про подорож залежать від фактів та обставин цього договору.
У обговоренні нижче передбачається, що всі витрати на відрядження є звичайними та необхідними і понесені працівником (або партнером у товаристві) під час поїздки з дому на ніч для бізнесу роботодавця. Крім того, передбачається, що витрати належним чином обґрунтовані, щоб роботодавець знав (1), хто здійснив витрати; (2) де, коли, чому і для кого були здійснені витрати, та (3) доларова сума. Роботодавці повинні збирати цю інформацію протягом розумного періоду часу після здійснення витрат, як правило, протягом 60 днів.
Деякі витрати на харчування та проживання можуть потрапити під спрощений процес обґрунтування, який називається правилами “добових” (хоча навіть ці витрати все одно повинні відповідати деяким вимогам обґрунтування). Правила добових виходять за рамки цієї статті.
Одним з ключових будівельних блоків для обробки витрат на відрядження працівників є розташування «податкового будинку» працівника. Відповідно до податкової служби та судових актів, податковим будинком працівника є звичайне місце роботи працівника, а не особисте проживання працівника чи його сімейний будинок. Зазвичай до податкового дому входить все місто чи район, в якому знаходиться звичайне робоче місце. Як правило, лише витрати, сплачені або відшкодовані роботодавцем за виїзд працівника з податкового будинку працівника, мають право на сприятливий податковий режим як витрати на відрядження.
Поїздка на звичайне робоче місце
Зазвичай витрати, понесені на поїздки між місцем проживання працівника та звичайним робочим місцем працівника (податковий дім), - це особисті витрати на поїздки, а не службові поїздки. Якщо ці витрати оплачуються або відшкодовуються роботодавцем, вони підлягають оподаткуванню компенсацією працівнику. Це має місце навіть тоді, коли працівник подорожує на велику відстань між місцем проживання та робочим місцем, наприклад, коли працівник влаштовується на нову роботу в іншому місті. Відповідно до IRS, якщо працівник вирішив жити подалі від свого звичайного робочого місця (податкового будинку), тоді витрати на відрядження між двома місцями, які роботодавець сплачує або відшкодовує, є оподатковуваним доходом працівника.
Приклад: особисте місце проживання Боба знаходиться в Чикаго, але його звичайне робоче місце - в Атланті. Роботодавець Бобу відшкодовує йому квартиру в Атланті плюс транспортні витрати між двома містами. Оскільки Атланта є податковим будинком Боба, ці витрати на проїзд є особистими поїздками на роботу, а відшкодування витрат роботодавцем є оподатковуваною компенсацією Бобу.
Поїздка на два звичайні робочі місця
Іноді роботодавець вимагає від працівника постійної роботи у двох місцях бізнесу через потреби бізнесу роботодавця. Такі фактори, як те, де працівник проводить найбільше часу, має найбільшу ділову активність і отримує найвищий дохід, визначають, яке саме основне місце розташування, а інше - другорядне. Місце проживання працівника може знаходитись як у основному, так і у додатковому місці. Загалом, IRS вважає, що транспортні витрати між двома пунктами можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем без оподаткування. Крім того, проживання та харчування в місці, яке знаходиться за межами місця проживання працівника, як правило, може бути оплачено або відшкодовано без оподаткування.
Приклад: Кароліна живе в Місцезнаходженні А і працює в штаб-квартирі своєї компанії там. Її роботодавець відкриває новий магазин у місці Б і просить її виконувати повсякденні операції протягом двох років, поки магазин набирає оборотів. Але Керолайн також потрібна в штаб-квартирі, тому її роботодавець просить її проводити два дні на тиждень у штаб-квартирі в Місцеположенні А і три дні на тиждень у магазині в Розташуванні В. Оскільки робота в кожному місці визначається потребою бізнесу Роботодавець Керолайн вважає, що вона має первинну та вторинну місця роботи, а також не їздить на роботу до двох місць. Проїзд Кароліни між двома місцями та їжею та проживанням у місці В може бути відшкодований її роботодавцем без оподаткування.
З практичної точки зору, роботодавець повинен ретельно продумати та мати можливість підтримувати ділові потреби, щоб працівник регулярно рухався туди-сюди між двома бізнес-центрами. У справах, що стосуються двох місцезнаходжень підприємств, суди вивчали витрачений час, ведення бізнесу та доходи, отримані в кожному місці. Одне лише те, що працівник «входить» або «приземляється» у місцезнаходженні бізнесу поблизу його проживання, навряд чи задовольнить вимоги щодо наявності двох звичайних робочих місць. Натомість, IRS, швидше за все, вважатиме працівника таким, що має лише одне звичайне робоче місце, оплачуваний роботодавцем проїзд між місцем проживання працівника та звичайним робочим місцем, що підлягає оподаткуванню витратами на дорогу.
Подорож, коли місце проживання є звичайним робочим місцем
У деяких випадках роботодавець наймає працівника для роботи в цілому або лише з дому працівника, оскільки він або вона фізично не потрібні в місцезнаходженні роботодавця. Якщо роботодавець вимагає від працівника регулярної роботи лише з місця його проживання, не вимагає або не очікує, що працівник регулярно виїжджатиме в інший офіс і не надаватиме службових приміщень працівникові в іншому місці, то місце проживання може бути податковим будинком, оскільки це звичайне робоче місце працівника. Коли працівникові потрібно виїхати з місця проживання (податкового будинку), тимчасові витрати на відрядження можуть бути оплачені або відшкодовані роботодавцем на неоподатковуваній основі.