Розпочніть або перегляньте підзвітний план - Журнал бухгалтерії

Відшкодування виплат працівникам потребує ретельного дотримання.

Співробітники, включаючи власника бізнесу/працівників, часто зобов'язані оплачувати витрати з власної кишені від імені свого роботодавця або бізнесу. У більшості випадків вони роблять це або очікуючи на відшкодування, або до кінця 2017 року, передбачаючи вимагати витрати у вигляді різного детального відрахування (вище порогу 2% скоригованого валового доходу (AGI)). Якщо роботодавці відшкодовують витрати, працівникам, можливо, доведеться включити цю суму як оподатковувану компенсацію, але, як правило, вони воліють отримувати відшкодування податку, особливо якщо вони не отримували чистої вигоди. Вони можуть це зробити - і бізнес все ще може вимагати відрахування витрат - якщо їх роботодавець відшкодує їх за підзвітним планом.

Підзвітні плани працюють над простою концепцією: якщо компенсаційні виплати власникам бізнесу та їх працівникам будуть належним чином заявлені та задокументовані, вони не підлягають оподаткуванню одержувача. І навпаки, якщо відшкодування не є законними комерційними витратами або не задокументоване належним чином, вони є оподатковуваним доходом працівників. Підзвітні плани - це гнучкий інструмент для стимулювання працівників до досягнення бізнес-цілей та сприяння відрахуванню власниками від працівників витрат, які вони мають на ведення свого бізнесу.

Закон, відомий як Закон про податкові скорочення та робочі місця (TCJA), P.L. 115 - 97, перевизначила відрахування комерційних витрат та заборонила відрахування власних кишенькових витрат, сплачених працівниками за їх особисту податкову декларацію. Враховуючи зміни, настав час для практиків податкової служби CPA переглянути існуючі підзвітні плани своїх клієнтів та допомогти тим, хто хоче створити такий.

Як правило, AGI визначається розділом. 62 (а) як валовий дохід за мінусом певних відрахувань. Ці відрахування включають витрати працівників, оплачені або понесені ними у зв'язку з наданням їм послуг у якості працівника, якщо витрати відшкодовуються за рахунок відшкодування або інших витрат - договору про надбавку з роботодавцем (включаючи таке відшкодування, надане третьою стороною) (Розділ 62 (а) (2) (А)). Розділ 62 (c) додатково вказує, що домовленість не буде розглядатися як відшкодування витрат або інша доплата за витратами, якщо вона не вимагає від працівника обґрунтування витрат, що покриваються за домовленістю (крім деяких винятків згідно з розділом 274 (d)) або якщо це дозволяє працівникові утримувати будь-яку суму, що перевищує обґрунтовані покриті витрати. Може бути корисним проаналізувати ці вимоги та відповідні норми з точки зору роботодавця та працівника.

З ПОГЛЯДУ ПРАЦІВНИКА

Щоб запропонувати підзвітний план, роботодавець повинен дотримуватися трьох стандартів:

Витрати повинні мати діловий зв'язок;
Витрати повинні бути обґрунтовані протягом розумного періоду; і
Невитрачені гроші працівник повинен повернути роботодавцю, також протягом розумного періоду.

Якщо будь-яка з трьох умов не виконується, домовленість про відшкодування розглядається як план, що не підлягає звітності. Іншими словами, відшкодування є оподатковуваною компенсацією працівникові та оподатковується податком на зайнятість.

БІЗНЕС-ПІДКЛЮЧЕННЯ

Перш ніж відшкодувати кошти, роботодавець повинен дозволити придбання з законною комерційною метою. Покупка для законних ділових цілей - це все, що підлягає відрахуванню під Regs. Розділ 1. 62 - 2, включаючи:

Витрати на відрядження (фактичні або добові);
Витрати на газ або пробіг (фактичні або добові);
Інструменти та приладдя;
Домашній офіс, включаючи амортизацію;
Мобільний телефон;
Інтернет;
Навчання та розвиток; і
Збори, передплата та професійні ліцензії.

Відшкодування витрат не змінює самостійність витрат. Наприклад, харчування може компенсуватись у розмірі 100% від вартості, хоча компанія витрачає лише 50% франшизи. Витрати на розваги більше не підлягають віднесенню як такі, як такі, згідно з TCJA (розділ 274 (a) (1)). Якщо роботодавець відшкодовує розважальні витрати, це відшкодування повинно розглядатися як заробітна плата (Рег. Розділи 1. 62 - 2 (c) (5) та 1. 62 - 2 (d)). Приклади невизначених витрат на розваги згідно TCJA включають (Рег. Розділ 1. 274 - 2 (b) (1) (i)):

Нічні клуби;
Коктейльні зали;
Театри;
Заміські клуби;
Гольф та атлетичні клуби;
Спортивні заходи; і
Полювання та риболовля.

Відшкодування дрібних інструментів може бути сірою зоною, яку слід ретельно задокументувати (див. Rev. Rul. 2012 - 25 та Постанови IRS Letter 200930029 та 201120021). У випадках, коли працівники повинні регулярно надавати власні інструменти та матеріали, схеми відшкодування не повинні нагадувати заробітну плату. Наприклад, якщо двірник повинен надати власні засоби для прибирання і йому платять 200 доларів на день, роботодавець не може просто визначити 50 доларів заробітної плати прибиральника як відшкодовані витрати на прибирання. Якщо працівник у будь-якому випадку отримає однакову суму компенсації, вимога про ділові зв’язки не виконується. Відшкодування повинно чітко співвідноситися з фактичними витратами.

Доведення телефонних та Інтернет-витрат також може перевірити практичні межі. Витрати на телефон, що відшкодовуються за підзвітним планом, повинні стосуватися телефонних дзвінків, здійснених за справжнім діловим зв’язком. Це означає обґрунтування суми відшкодування фактичними виписками про виставлення рахунків, зазначенням ділових дзвінків та компенсацією витрат, які працівник у будь-якому випадку сплатив би. Цей рівень оформлення документів може бути страшним. Хоча ці витрати можна відшкодувати за підзвітним планом, натомість розгляньте встановлене відшкодування в доларах, яке може бути здійснено шляхом трактування витрат як пільг, передбачених розділом. 132 (a) (3) (див. Також Повідомлення 2011 - 72 та Податкову записку IBS для малого бізнесу/самозайнятості SBSE - 04 - 0911 - 083).

Підзвітні плани можуть бути структуровані для забезпечення авансів або надбавок, які обґрунтовуються по факту. Наприклад, брокерська компанія може запропонувати встановлену норму харчування, яка базується на доході, створеному брокерською групою. Однак одержувачі повинні підтвердити, що всі долари були витрачені на підприємницьку діяльність. Детальні звіти про витрати допомагають відрізнити підзвітні відшкодування за програмою від невідповідальних надбавок за програмою. Наприклад, надбавка на автомобіль без вимоги враховувати пробіг, дати та пункти призначення повинна бути повністю вказана у формі W - 2 працівника, Заява про заробітну плату та податки, як заробітна плата, навіть якщо працівник має значний пробіг у бізнесі.

Підзвітні плани не є планами виплат працівникам і не повинні дотримуватися правил недискримінації, що застосовуються до планів виплат працівникам. Наприклад, бізнес може відшкодувати власнику, але не іншим працівникам, домашній офіс, наприклад. Роботодавець може мати різні домовленості з різними працівниками, і якщо один працівник не виконує вимоги плану, це постраждає лише від цього працівника.