5 найкращих практик щодо структури даних електронних таблиць - Sheetgo Blog

Написала Лора Теннісон

Наскільки хороша структура даних електронних таблиць допомагає вам працювати розумніше

Електронні таблиці - одна з найбільш широко використовуваних програм у світі. Понад 1 мільярд людей використовують їх для збору, обробки та передачі даних щодня. Microsoft створила Excel ще наприкінці 1980-х років, і він все ще домінує на ринку, хоча Google Sheets наздоганяє. Як інструмент електронних таблиць, Sheets має багато (хоча і не всіх) функціональних можливостей Excel, поєднаних із потужністю оновлень у реальному часі та спільних функцій. Незалежно від того, яку програму ви використовуєте або з якими даними працюєте, хороша структура даних електронних таблиць може перетворити вашу роботу, підвищивши продуктивність і забезпечивши вам кращі дані.

Електронні таблиці: клей між додатками

З усім новим програмним забезпеченням, чи існують електронні таблиці, це вже минуле? Можна подумати, але дослідження Gartner показують, що кількість електронних таблиць насправді з кожним роком подвоюється.

Безліч нових онлайн-додатків, спрямованих на допомогу людям в упорядкуванні та управлінні своїми даними, наприклад Airtable, навіть імітують електронні таблиці - але з більш сучасним та зручним інтерфейсом.

Чому? Оскільки стовпці та рядки як і раніше є найкращим форматом для збору, перетворення, аналізу та звітування майже будь-якої форми даних.

Поширення іншого програмного забезпечення призводить до збільшення кількості електронних таблиць. Оскільки компанії генерують дедалі більше даних, із дедалі більше джерел електронні таблиці все ще є найпростішим, зручним та доступним місцем для централізації та обробки цих даних. Незалежно від того, яке програмне забезпечення ви використовуєте (Google Analytics, Asana, Shopify, CRM, такі як Hubspot або ERP, такі як SAP і Hyperion ...), дуже ймовірно, що ви зберігаєте, обмінюєтеся та обробляєте багато цих даних у електронних таблицях.

У цьому сенсі електронні таблиці функціонують як важливий інструмент з’єднання, як клей, між програмним забезпеченням.

І вони відіграють вирішальну роль у прийнятті рішень. Насправді 70% компаній все ще приймають ключові рішення на основі даних електронних таблиць. Прочитайте далі, щоб дізнатись, як дотримуватися найкращих практик щодо структури даних електронних таблиць, і переконайтесь, що прийняті рішення є правильними для вашого бізнесу.

Найнебезпечніший інструмент у світі?

Величезний обсяг даних, що зберігаються в електронних таблицях - і неймовірно важливі рішення, засновані на цих даних - призвели до попереджень про небезпеку електронних таблиць, особливо з боку фінансового світу. Пишучи в журналі Forbes, економіст Тім Ворсталл сказав, що Excel може бути "найнебезпечнішим програмним забезпеченням на планеті". Він сказав, що це відповідальність за деякі болісно дорогі рішення, всю фінансизацію економіки за останні 30 років і, отже, опосередковано фінансовий крах 2007 року.

Головна причина того, що електронні таблиці розглядаються як такі небезпечні? Ризик ручних помилок у поєднанні з поганим дизайном електронних таблиць, надто складними електронними таблицями та недостатньою підготовкою.

Опитування у Великобританії показало, що 33% великого бізнесу повідомляють про поганий процес прийняття рішень через проблеми з електронними таблицями, а 17% зазнали фінансових збитків через неякісні електронні таблиці.

В іншому дослідженні, проведеному в США експертом з електронних таблиць доктором Фелієном Германсом, було розглянуто партію 15 000 таблиць Excel від однієї компанії. Вона виявила, що 24% електронних таблиць із формулами містять помилки, і що 6% усіх розмов електронною поштою насправді обговорювали помилки електронних таблиць.

Це не повинно бути так. Неймовірна гнучкість електронних таблиць та їх універсальність означає, що вони тут, щоб залишитися, але нам потрібно використовувати їх краще. На щастя, це стає простішим за допомогою електронних електронних таблиць, таких як Google Sheets, оскільки їх можна використовувати в більш спрощених, автоматизованих системах.

Хороша практика роботи з електронними таблицями заощадить ваш час і розчарування, і, звичайно, надасть точні дані.

Тут ми отримали 5 найкращих практик щодо належної структури даних електронних таблиць:

1. Завжди починайте з кінця

Як і будь-яка стратегічна діяльність, ви можете планувати напрямок дій лише тоді, коли маєте на меті остаточну мету. Те саме з електронними таблицями та системами даних. Почніть із запитання себе

Які дані ви хочете бачити і в якому форматі? (наприклад, діаграма, графік, окремий показник)
Хто така аудиторія і як часто їм потрібно її переглядати? (єдине число, яке перевірятиметься щотижня на графіку або щоквартальному звіті для інвесторів?)

Зосередьтеся на тому, які дані ви хочете бачити, а не на тому, які у вас вже є. Спроектуйте його з урахуванням аудиторії та пам’ятайте, що дані повинні подаватися у легко зрозумілому форматі.

2. Зберіть дані у табличному форматі

Після того, як ви запланували, що ви хочете візуалізувати (ціль), вам потрібно повернутися на початок і подивитися, як ви збираєте дані. Поширеною помилкою тут є те, що люди розробляють вхідні таблиці, щоб виглядати як звіт.