Як написати ефективне повідомлення про відсутність офісу Роберт Половина
Ви перекреслили все зі свого списку справ та очистили свою поштову скриньку. Вам слід останнє зробити: написати та активувати повідомлення про відсутність в офісі на свою електронну пошту.
Це може здатися простою справою, але якщо ваше повідомлення про відсутність в офісі незрозуміле або неповне, це може спричинити проблеми, коли ви відсутні і коли повернетесь.
Наприклад, якщо ви чітко не вказали дати, коли вас не буде, співробітники та клієнти з офісу можуть надіслати вам кілька електронних листів, засмічуючи поштову скриньку та ускладнюючи вам можливість наздогнати час повернення. І якщо ви не включите ім’я та контактну інформацію у вихідне повідомлення колег, які можуть допомогти у вашій відсутності, ваш добре зароблений час відпустки може завадити поточним проектам у компанії.
Нижче наведено деякі зауваження та недоліки для створення ефективного вихідного повідомлення, а також деякі приклади повідомлень про відсутність в офісі нижче:
Що включити у повідомлення про відсутність в офісі
Хороша відповідь електронною поштою, що не працює, містить такі елементи:
- Точні дати вашого вільного часу - Якщо ви просто повторно активуєте повідомлення, яке використовували під час останнього перебування, переконайтеся, що ви змінили дати, і перевірте, чи правильні вони.
- Причина вашої відсутності - Колеги все ще можуть спробувати зв’язатися з вами, якщо вони вважають, що ви будете реєструватися. Вони будуть рідше намагатися зв’язатися з вами, якщо знають, що ви берете особистий час або час відпустки.
- Люди, які можуть допомогти, поки ви не вдома - Вкажіть їх імена, номери телефонів та адреси електронної пошти. Якщо ви працюєте з кількома областями, вкажіть сферу знань кожної людини, щоб колеги та клієнти точно знали, куди звернутися за допомогою.